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Actualizado: septiembre de 2026
Si utilizas un programa para emitir facturas, durante los próximos meses vas a escuchar mucho hablar de VeriFactu.
Y es fácil perderse entre fechas, códigos QR, facturas electrónicas, cambios de software y mensajes de proveedores asegurando que su programa “ya está preparado”.
Para una pyme o un autónomo, la cuestión es bastante más sencilla:
¿Tu programa de facturación estará preparado cuando llegue tu fecha límite y sabes qué va a cambiar en tu forma de trabajar?
Eso es lo que vamos a resolver en esta guía.
VeriFactu en un minuto
Antes de entrar en detalle, quédate con estas cinco ideas:
- VeriFactu afecta a los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas.
- Los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades incluidos en la normativa deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
- Para el resto de empresarios y profesionales afectados, incluidos muchos autónomos, la fecha es antes del 1 de julio de 2027.
- VeriFactu y factura electrónica no son lo mismo.
- No tienes por qué cambiar de programa si la versión que utilizas cumple los requisitos.
La Agencia Tributaria mantiene actualizadas sus preguntas frecuentes sobre los sistemas informáticos de facturación y VeriFactu, algo especialmente importante porque todavía circula información con calendarios anteriores.
¿Qué es VeriFactu y qué cambia realmente?
La normativa obliga a que los programas de facturación afectados generen registros que garanticen aspectos como la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de la información.
Traducido al día a día de una empresa: una factura definitiva ya no debería poder abrirse, modificarse y guardarse de nuevo como si el registro original nunca hubiera existido.
Por eso adquieren importancia los borradores.
El flujo debería parecerse cada vez más a esto:
Crear borrador → revisar → aprobar → emitir → rectificar o anular si posteriormente aparece un error.
No significa que no puedas equivocarte, significa que la corrección debe hacerse dejando rastro de lo ocurrido.
También conviene aclarar algo que genera bastante confusión: técnicamente existen dos modalidades válidas para cumplir el reglamento.
Una es VERIFACTU, que remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continuada. La otra permite conservarlos en el propio sistema bajo requisitos adicionales de seguridad.
Por tanto, estar afectado por la normativa no significa automáticamente que todas tus facturas tengan que enviarse a Hacienda mediante la modalidad VERIFACTU.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu y quién está obligado?
Las fechas vigentes son:
| Tipo de obligado | Fecha límite |
| Contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades incluidos en el reglamento | Antes del 1 de enero de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales afectados | Antes del 1 de julio de 2027 |
Pero tampoco es correcto resumirlo diciendo que “todos los autónomos y todas las empresas tendrán que usar VeriFactu”.
La Agencia Tributaria establece varias situaciones que quedan fuera del ámbito de aplicación. Entre las principales están quienes facturen exclusivamente de forma manual sin utilizar un sistema informático, quienes estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) para sus propias facturas y determinados casos sometidos a normativa foral.
Si tienes una situación fiscal particular, lo adecuado es confirmarla con tu asesoría.
La norma sí alcanza tanto a facturas completas como a facturas simplificadas emitidas mediante los sistemas afectados.
Como todavía circula información con calendarios anteriores, ante cualquier duda conviene consultar las preguntas frecuentes oficiales sobre VeriFactu de la Agencia Tributaria.
VeriFactu no es lo mismo que factura electrónica
Este punto merece una aclaración porque ambos cambios suelen aparecer juntos.
VeriFactu regula principalmente cómo debe funcionar el sistema con el que generas y registras las facturas.
La factura electrónica regula otros aspectos relacionados con el formato y el intercambio electrónico de facturas.
Son obligaciones distintas que pueden convivir, así que instalar un programa de factura electrónica no significa automáticamente que hayas resuelto VeriFactu, y viceversa.
¿Qué debe cumplir tu software de facturación?
No necesitas convertirte en especialista en normativa ni entender cómo funciona técnicamente el programa.
Pero sí deberías poder exigir algunas respuestas claras a tu proveedor.
1. Las facturas deben dejar trazabilidad
Una vez emitida una factura, el sistema debe preservar el registro original.
Si existe un error, debe poder gestionarse mediante el procedimiento de rectificación o anulación correspondiente, no borrando silenciosamente lo que ocurrió.
2. Las facturas afectadas incorporarán un código QR
El QR forma parte de los requisitos establecidos para las facturas generadas mediante los sistemas informáticos afectados.
Pero cuidado con una idea bastante extendida:
que una factura tenga QR no significa por sí solo que el registro ya haya sido enviado a Hacienda mediante VERIFACTU.
3. El sistema debe estar preparado para comunicarse con la AEAT
Por eso, que un proveedor responda simplemente “sí, añadiremos el QR” no es suficiente.
La adaptación afecta al funcionamiento del sistema, no únicamente al diseño de la factura.
4. Tu versión debe tener declaración responsable
Esta es probablemente la pregunta más útil que puedes hacer a tu proveedor.
No existe un procedimiento general en el que Hacienda revise cada programa y le conceda un sello previo de “software homologado”.
El fabricante debe acreditar el cumplimiento mediante una declaración responsable, que debe identificar el sistema y la versión correspondiente.
En lugar de preguntar:
“¿Vuestro programa está homologado para VeriFactu?”
pregunta:
“¿Podéis facilitarme la declaración responsable de la versión que voy a utilizar?”
La respuesta será mucho más útil.
Qué cambia en tu forma de facturar
Aquí es donde VeriFactu deja de ser un asunto exclusivamente legal y empieza a afectar a la operativa.
Imagina que alguien prepara una factura y todavía falta confirmar el importe final.
Hasta ahora quizá el procedimiento fuera:
Emitir → preguntar → volver a editar.
Conviene pasar a:
Preparar → revisar → aprobar → emitir.
Eso implica decidir cosas muy sencillas:
- Quién crea una factura.
- Quién revisa los datos cuando sea necesario.
- En qué momento pasa de borrador a definitiva.
- Qué procedimiento debe seguir el equipo si después detecta un error.
No necesitas crear una burocracia interna nueva. Necesitas que todo el equipo entienda perfectamente cuándo está preparando una factura y cuándo la está emitiendo definitivamente.
Si además tienes facturas que nacen desde un ecommerce, TPV, CRM, suscripciones o automatizaciones, comprueba también esos recorridos. No pruebes únicamente la factura que alguien crea manualmente desde el programa.
Checklist: 8 preguntas que hacer a tu proveedor
Antes de cambiar de herramienta, empieza preguntando a quien ya te proporciona el software:
- ¿La versión que utilizo estará adaptada antes de mi fecha límite?
- ¿Podéis facilitarme la declaración responsable correspondiente a esa versión?
- ¿Tengo que actualizar el programa o contratar otro plan?
- ¿Trabajará en modalidad VERI*FACTU o permitirá escoger modalidad?
- ¿En qué momento una factura pasa de borrador a definitiva?
- ¿Cómo se rectifica o anula una factura ya emitida?
- ¿Están cubiertas mis integraciones, TPV, ecommerce o automatizaciones?
- ¿Qué ocurrirá con mis facturas históricas si actualizo o migro?
Con esas ocho respuestas probablemente sabrás mucho más que después de leer diez páginas comerciales sobre “software preparado para VeriFactu”.
¿Actualizar, cambiar de plan o cambiar de software?
VeriFactu no obliga por sí mismo a cambiar de programa de facturación.
Hay tres escenarios bastante claros:
Tu programa actual se adapta
Si tu proveedor confirma la versión, dispone de su declaración responsable y mantiene las funciones e integraciones que necesitas, probablemente no haya ningún motivo para migrar.
Actualizar puede ser suficiente.
Necesitas otra versión o plan
Puede ocurrir que las funcionalidades necesarias solo estén disponibles en determinada modalidad o plan.
En ese caso, compara el coste del cambio con el de una migración completa.
Y no mires únicamente la cuota mensual: mover clientes, productos, facturas históricas, plantillas e integraciones también tiene un coste en tiempo.
Tu software se ha quedado pequeño
Aquí VeriFactu puede ser simplemente el empujón que necesitabas para revisar una herramienta que ya te estaba dando problemas.
Si facturación, clientes, proyectos, bancos o inventario están repartidos entre distintos programas y Excel, puede tener sentido aprovechar el cambio para plantear un sistema de gestión más completo.
En nuestra guía sobre herramientas pyme imprescindibles explicamos precisamente por qué el problema no suele ser tener pocas herramientas, sino tener demasiadas sin una estructura clara.
También puedes revisar nuestro enfoque de optimización de procesos en pymes si antes de elegir software quieres entender qué tareas merece la pena reorganizar o conectar.
Si facturación, clientes, proyectos, bancos o inventario están repartidos entre distintos programas y Excel, puede tener sentido aprovechar el cambio para replantear la estructura. En esta guía sobre herramientas para pymes explicamos cómo elegir un conjunto de herramientas útil sin llenar la empresa de software que luego no se conecta entre sí.
Y si el problema no está solo en el programa de facturación, sino en cómo se mueve la información dentro de la empresa, conviene revisar primero los procesos. Aquí puedes ver cómo planteamos la optimización y digitalización de procesos para pymes.
¿Y si utilizo Holded?
Holded es una de las opciones que puede valorarse si, además de adaptar la facturación, quieres centralizar otras áreas de gestión.
Actualmente permite configurar el cumplimiento de la Ley Antifraude y VeriFactu, trabajar con facturas en borrador antes de aprobarlas y gestionar desde su apartado de conformidad el estado de la configuración.
Pero no tendría sentido recomendarlo automáticamente a cualquier empresa.
Si tu programa actual funciona bien, se adapta y resuelve tus necesidades, cambiar solo porque llega VeriFactu puede generar más trabajo del necesario.
Nota de transparencia: Crece Digital es Solution Partner de Holded y trabajamos en su implantación y configuración para pymes. Precisamente por eso preferimos plantearlo como una opción cuando encaja con la operativa de la empresa, no como un requisito para cumplir VeriFactu.
Si estás valorando una migración, puedes consultar nuestro servicio de implementación y soporte de Holded.
También existe una aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria en modalidad VERIFACTU. Puede ser suficiente para profesionales o negocios con una facturación sencilla, aunque tiene limitaciones: por ejemplo, no permite emitir facturas simplificadas o tickets.
Qué deberías hacer ahora
No necesitas esperar a diciembre de 2026 para empezar a prepararte.
Haz tres cosas:
1. Confirma si la normativa te afecta y qué fecha te corresponde.
2. Pregunta a tu proveedor qué versión utilizarás y solicita su declaración responsable.
3. Prueba cómo será tu proceso real: crear, revisar, aprobar, emitir y corregir.
Después decide.
Quizá no tengas que cambiar absolutamente nada.
Quizá necesites actualizar tu plan.
O quizá descubras que ha llegado el momento de cambiar una herramienta que ya se había quedado pequeña.
Lo importante es no llegar a 2027 preguntándote por primera vez qué ocurre cuando pulsas “Emitir factura”.
Preguntas frecuentes sobre VeriFactu
Es el nombre utilizado habitualmente para hablar del nuevo marco de requisitos aplicable a determinados sistemas informáticos de facturación. Técnicamente, VERI*FACTU es una de las modalidades permitidas por el reglamento y se caracteriza por remitir los registros de facturación a la AEAT de forma continuada.
Los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades incluidos en el reglamento deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de empresarios y profesionales afectados, la fecha es antes del 1 de julio de 2027.
No. Depende de que entren dentro del ámbito de aplicación del reglamento. Existen excepciones, entre ellas determinados empresarios acogidos al SII o quienes facturen exclusivamente de forma manual.
Sí. La Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita de facturación en modalidad VERIFACTU, aunque sus funciones son más limitadas que las de un software de gestión empresarial.